用易表XP搭建远程商务管理系统

    要在商战中立于不败，必须对千变万化的市场作出快速反应，而快速反应的基础是信息的及时收集和处理，所以一个好的商务管理系统是必不可少的。市场上虽有各种各样的商务管理软件，但是价格不菲，且功能有限，扩充能力不强。最近笔者基于易表XP为所在公司的商务部搭建了一个远程商务管理系统，应用的效果还不错，在这里和大家分享一下经验，希望能抛砖引玉。出于商业秘密的考虑，本文示例中的产品、客户都用代码表示。

    笔者所在公司的商务部有5个分部，分别处于不同的地区，每个分部都配有一台电脑。商务管理系统的目的就是每天从各分部收集数据，并及时作出统计分析。

样表设计

    样表设计的工作由总部完成。执行菜单命令“表 → 设计表”，启动表设计窗口，选择第一列，在列名称中输入“产品”，列类型选择字符型，以同样的方法设置好各列的名称和类型。如果要增加列，单击添加按钮即可，此外单击上下箭头按钮可以调整列位置。为了简单起见，本文示例只设置了一些基本的栏目（图一），实际使用时可根据需要添加。

退出表设计窗口后，选择金额列，执行菜单命令“列 → 刷新公式”，将金额列的刷新公式设为“[数量] * [单价] * (1 - [折扣])”，这样在输入数据时，只需输入数量、单价和折扣，即可自动计算出金额。

数据采集

    将设计好的样表发给各分部，分部在样表的基础上输入每天的销售数据，在每天下班之前，先保存数据，接着建立一个新文件，执行菜单命令“表 → 追加表”，选择分部的销售数据文件，将销售数据表追加到新文件中，并删除除当天销售数据之外的所有行，然后存盘，这样我们就得到了一个只包括当天销售数据的文件，最后将该文件通过电子邮件发送回总部。特别提示：执行菜单命令“文件 → 存盘格式”，可以选择以压缩格式存盘，文件大小只有正常格式的1/20左右，能大大节省通过电子邮件传送的时间。

    总部在第二天上班后，先通过邮件收集各分部传送过来的数据。然后启动易表，打开总部的销售数据文件，执行菜单命令“表 → 合并表”，依次选择各分部传送来的数据文件，即可自动将最新的销售数据复制到总表中。

数据统计

    商务统计没有固定的形式，如果要一一列出，可能有不下百种的统计需求，所以普通的商务软件难以满足要求，而易表的统计功能非常灵活，而且使用简单，大多数的统计只需单击几次鼠标即可完成，下面是一些典型的统计实例，希望大家能够举一反三。

1、各产品的销售总数及总金额

    执行菜单命令“模式 → 汇总模式 → 设置汇总模式”，启动汇总模式设置窗口，根据产品进行分组，对数量和金额进行累计值统计。

2、不同客户订购不同产品的情况

    启动汇总模式设置窗口，根据产品和客户进行分组，对数量和金额进行累计值统计。

3、各月销售情况变化趋势

    同时按住Ctrl+Alt，用鼠标拖动日期列的列标题，使其处于第一列位置，然后启动汇总模式，根据日期列进行分组，分组方式为按月，对数量和金额进行累计值统计，如图二所示。

4、按月分析各产品的销售变化趋势。

    首先将日期列、产品列移到最前面，然后启动汇总模式设置窗口，根据日期、产品进行分组，日期列的分组方式选择按月，对数量进行累计值统计，即可得到图三所示的统计结果。

5、比较某月各分部的销售业绩

    首先随意选择一行属于该月的销售数据，右击日期列，从弹出的快捷菜单中执行命令“自动筛选 → 相同时段 → 同月”，得到该月的所有销售数据。然后启动汇总模式设置窗口，根据分部进行分组，对数量和金额进行累计值统计。

提取统计结果

    易表的分组统计功能虽然方便，但是统计结果和原始数据都处于同一个表中，不便于对统计结果进行进一步的分析处理，所以有时需要将统计结果提取出来，生成一个只包含统计结果的表。通常用以下两种方法提取分组统计结果。

1、复制表

    得到分组统计结果后，执行菜单命令“表 → 复制表”，复制范围选择分组行，即可得到一个只包括分组统计结果的表。

2、生成交叉表

    要生成交叉表，首先必须根据两列进行分组，并至少对一列进行了统计。例如得到各产品按月累计的销售数量后（图三），执行菜单命令“表 → 交叉表”，即可生成一个交叉表（图四），显然交叉表更便于比较分析。

    至此，不到10分钟的时间，我们的远程商务管理系统已经搭建完成，其功能并不亚于一些专业商务管理软件，而扩充性和灵活性强很多，因为系统可以根据用户需要随意修改。需要注意的是要正确运行本文中的统计实例，需要易表XP的最新版本2002 g1，你可以去易表XP的主页（www.egrid2000.com）下载。