用易表XP搭建远程商务管理系统                    

    要在商战中立于不败，必须对千变万化的市场作出快速反应，而快速反应的基础是信息的及时收集和处理，所以一个好的商务管理系
统是必不可少的。市场上虽有各种各样的商务管理软件，但是价格不菲，且功能有限，扩充能力不强。最近笔者利用易表XP为所在的公
司搭建了一个远程商务管理系统，合计购买了10套易表XP，花费不到1500元，可是系统功能却丝毫不弱于专业的商务管理软件。

1、系统分析

    笔者所在的公司合计有10个分公司之多，分布于全国各地。公司的产品种类繁多，品种超过一千种（当然这些产品分属于7大类）。
面对对如此之多的产品，如何进行标准化的输入，将是一个关键的问题。要知道，使用易表对销售数据进行收集，目的是为了将这些分
散的信息集中在一起进行统计、分析。为了及时准确地得到统计结果，数据的准确输入是关键，要知道计算机会将“white”和“WHITE”
看作是两种不同的颜色，“佛山市公安局”和“佛山公安局”也会被认为是两个不同的单位。但实际输入“型号规格”、“客户名称”等销售信
息的过程中，往往会出现五花八门的现象，这就需要找到一个比较规范的输入办法。有鉴于此，在我公司搭建的商务管理系统中，采用
易表特有的“代码输入”方式，大大提高了数据录入的准确性，同时录入速度也提高了不少。

    解决数据的录入问题之后，另一个比较重要的问题是数据的收集。分公司分布于全国各地，全部采用电话拨号方式上网，速度有限。
易表提供了一个压缩存盘格式，文件大小只有正常格式的1/20，非常适合于通过互联网传送，各分公司利用易表独具特色的另存功能，
可将当天的数据单独保存为一个文件，然后发回总公司。总公司收到各分公司传回来的销售数据之后，可以利用易表的合并表功能，
收集在一起进行统计分析，整个过程非常简单，需要人工干预的地方很少。

2、建立系统

2.1 设计表

    本系统拟建立三个表格,分别为：销售记录(图1)、产品信息（图2）、客户信息（图3）。

表的具体设计方法本文就不再阐述，请参考易表XP自带的用户指南。

销售记录： 作收集日常销售信息之用。本例中“销售记录”等列项目的设置仅供参考,可根据各公司的实际情况来确定，但建议尽可能细分，以方便日后的统计分析。

产品信息： 存放库存产品的信息；包括产品的“型号规格”、代表该产品的“代码”、各种类型的价格，产品“所属类别”等等。这些设置对日后进行产品结构分析是非常重要的，用户可以根据自己公司的产品结构来设计出最适合于自己的“产品信息”表。

客户信息： 是一个客户档案资料，每个客户以一代码表示。本实例的客户代码制定原则是：取“客户全称”前六位文字的第一位拼音字母作位该客户的代码，如广州南方大厦的代码是“GZNFDX”。

2.2 代码录入的实现

    我们希望在“销售记录表”中，只要在“产品代码”列输入某一产品代码，对应的“型号规格”、“产品类别”即可自动输入；同样“客户代码”处输入某一客户代码,对应的“客户名称”也能实现自动输入，这就是我前面所说的“代码输入”。要实现该功能，首先执行菜单命令“表 → 表间关联”，按图4所示在三个表之间的建立关联：

   建立关联后，还需要进行相应的设置，以“型号规格”为例：选中该列，执行菜单命令“列 → 刷新公式”，在随之出现的“公式生产器”中输入“[产品信息！型号规格]”，具体操作如图5。

    以同样的方式将“产品类别”的刷新公式设为“[产品信息!产品类别]”，“客户名称”的刷新公式设为“[客户信息!客户名称]”。
至此，我们已经在销售记录表实现“产品名称”、“型号规格”、“客户名称”等信息的代码输入。

自动计算金额和盈利

   选择销售记录表中的“金额”列，执行菜单命令“列 → 刷新公式”，将其刷新公式设为“[数量] * [单价] * （1 - [折扣]）”，同样将“盈
利”的刷新公式设为“[金额] - [产品信息表!成本价] * [数量] ”，如下图所示，这样一旦输入数量、单价和折扣，金额和盈利即可自动算出。

    现在回过头来看看，虽然“销售记录表”的栏目比较多，但实际上真正需要我们自己输入的数据比较少，大部分数据通过设置刷新
公式，实现了自动输入和计算。 如果再结合易表中的“视图管理”、“定义记录窗口”等功能即可得出一个界面美观，输入方便的操作界面。

规范“代码”的输入

    在输入代码时，由于字母是有大小写之分，“a”与“A”所代表的意义是不一样的，所以在代码输入时如果忽视大小写的区分，往往
会使得系统功能不能正确实现。有鉴于此，可以通过函数upper()来解决字母大小写的问题：

    例如在图6中，我们将“产品代码列”的刷新公式设为“Upper([产品代码])”，以后不管输入的字母是大写还是小写，都将被强制
转化位大写字母。

建立此“商务管理系统”的注意事项

1．如果此系统应用于销售网点比较多的公司，其总表的建立（设置）必须由总公司来完成，分公司不能私自改动表体的任何结构。
因为当总部需要将各分公司回传的数据合并时，如果表体结构不一致，将会导致数据合并的困难。（关于“合并表”的功能，
见菜单命令“表 → 合并表”）

2．产品代码的设置必须由总公司来制定，总公司应该对本公司的产品代码的建立制定出相应的原则，并装订成册，分发给各分公司。
当有新产品出现时，应及时分发到每分公司，以便分公司升级其产品代码库。

收集分公司的数据

    分公司每天在下班前，选择当天录入的所有销售数据，执行菜单命令“另存为 → 另存数据为”，保存范围选择“选定的行”，
即可得到一个只包括当天销售数据的文件，如果数据量比较大，最好选择以压缩格式存盘，然后通过互联网传回总公司

    总公司在第二天收到各分公司回传的销售数据后，打开总表，执行菜单命令“表 → 合并表”，依次将各分公司传回的销售数据
合并到总表中，这样总公司的营销总监每天一上班都可以看到前一天的销售情况了。月、季度、年度等方面的销售分析报表也就可
以轻而易举地完成了。运筹帷幄，尽在弹指之间！

3、数据的统计分析

    易表的统计功能非常灵活，而且使用简单，利用易表的汇总模式和框架模式，大多数的统计只需单击几次鼠标即可完成，下面提
供两个统计实例，希望大家能够举一反三 。

范例1： 分地区比较不同产品的销售情况

    执行菜单命令“模式 → 框架模式 → 设置框架模式”，根据所属区域和产品进行分组，对数量、金额、盈利进行累计值统计，即可
得到图7所示的统计结果。

范例2： 比较不同月份的销售情况

    同时按住“Ctrl + Alt”键，用鼠标拖动日期列的列标题，将其移到第一列位置，执行菜单命令“模式 → 汇总模式 → 设置汇总
模式”，根据日期列进行分组，分组方式为按月，对数量、金额、盈利进行累计值统计。

    希望本文能给广大易表用户提供有益的参考；也希望本文能让易表初级用户从多方面了解易表的功能，易表目前最新的版本
为2002J，可以到www.egridsoft.com下载。