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隨著電腦的普及，筆者任職單位的文檔越來越多地以電子介質的方式出現，為更好地管理和查詢這些電子文檔，筆者利用易表XP
（以下簡稱易表）設計了一個電子文檔管理系統，使用非常方便。
1、設計表格
啟動易表之后，會自動建立一個新文件。選擇表1，執行菜單命令“表→設計表”，選擇第一列，在列名稱框中輸入“文檔類別”
在列類型框中選擇字符型，同樣依次將其他各列的名稱改為收文日期、文檔編號，文檔名稱、存放位置、發文單位、文檔說明，其
中收文日期的列類型選擇為日期型，文檔說明的列類型選擇為備注型，其余各列的列類型選擇為字符型。最后依次選擇多余的列，
單擊“刪除列”按鈕刪除之。如果你要增加列，單擊“增加列”按鈕即可。設計完成之后，單擊“確定”退出。最后執行菜單命令
“表→重命名”，輸入新的表名“公司文檔管理系統”。
2、設置目錄
在文檔類別列中輸入所有的類別，如行政文件、工作文件、客戶信函、技朮標准等等，然后執行菜單命令“模式
→
框架模式→
設置框架模式”，選擇根據文檔類別分組，單擊“確定”退出。表的左邊會出現一個目錄樹，每一個文檔類別對應一個目錄。如果
要增加目錄，用鼠標右擊第一行（根目錄），從彈出的快捷菜單中執行“增加下級目錄”﹔如果要在某目錄的位置插入新目錄，用
鼠標右擊該目錄，從彈出的快捷菜單中單擊“插入同級目錄”﹔如果要刪除該目錄，執行“刪除當前目錄即可”，刪除目錄并不會
刪除該目錄下的數據，該目錄下的數據會自動并入上一個目錄中。
3、文檔管理
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輸入文檔
選擇要增加新文檔的目錄，按住“Ctrl
+A”,在該目錄下增加一行，輸入新文檔的資料。由于文檔說明是備注型，主窗口的
右邊會出現一個窗口用于輸入文檔說明，可以通過窗口菜單來打開或關閉這個窗口。用鼠標右鍵單擊“存放位置”單元格，
從彈出的快捷菜單中執行“插入文件”，選擇新文檔的文件類型，打開其所在目錄，雙擊對應的文件名，既可在“存放位置”
單元格輸入新文檔的文件名（包括路徑），如圖一所示。
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查詢文檔
單擊文檔目錄左邊的加號，可以展開文檔目錄，查看該目錄下的所有文檔。如果目錄已被展開，單擊目錄左邊的減號，可以
關閉目錄。目錄樹上邊有兩個數字，分別為0和1，單擊數字1可以同時展開或關閉所有目錄。此外結合易表強大的查找和篩選
功能，可以憑借几個關鍵字，在在瞬間找到任何匹配的文檔。
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打開文檔
選擇任何一行數據，用鼠標右鍵單擊“存放位置”單元格，從彈出的快捷菜單中執行“打開文件”命令，既可根據該文檔的
文件類型，調用默認的程序打開文檔文件。
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