用易表XP搭建遠程商務管理系統

    要在商戰中立于不敗，必須對千變萬化的市場作出快速反應，而快速反應的基礎是信息的及時收集和處理，所以一個好的商務管理系統是必不可少的。市場上雖有各種各樣的商務管理軟件，但是價格不菲，且功能有限，擴充能力不強。最近筆者基于易表XP為所在公司的商務部搭建了一個遠程商務管理系統，應用的效果還不錯，在這里和大家分享一下經驗，希望能拋磚引玉。出于商業秘密的考慮，本文示例中的產品、客戶都用代碼表示。

    筆者所在公司的商務部有5個分部，分別處于不同的地區，每個分部都配有一台電腦。商務管理系統的目的就是每天從各分部收集數據，并及時作出統計分析。

樣表設計

    樣表設計的工作由總部完成。執行菜單命令“表 → 設計表”，啟動表設計窗口，選擇第一列，在列名稱中輸入“產品”，列類型選擇字符型，以同樣的方法設置好各列的名稱和類型。如果要增加列，單擊添加按鈕即可，此外單擊上下箭頭按鈕可以調整列位置。為了簡單起見，本文示例只設置了一些基本的欄目（圖一），實際使用時可根據需要添加。

退出表設計窗口后，選擇金額列，執行菜單命令“列 → 刷新公式”，將金額列的刷新公式設為“[數量] * [單價] * (1 - [折扣])”，這樣在輸入數據時，只需輸入數量、單價和折扣，即可自動計算出金額。

數據采集

    將設計好的樣表發給各分部，分部在樣表的基礎上輸入每天的銷售數據，在每天下班之前，先保存數據，接著建立一個新文件，執行菜單命令“表 → 追加表”，選擇分部的銷售數據文件，將銷售數據表追加到新文件中，并刪除除當天銷售數據之外的所有行，然后存盤，這樣我們就得到了一個只包括當天銷售數據的文件，最后將該文件通過電子郵件發送回總部。特別提示：執行菜單命令“文件 → 存盤格式”，可以選擇以壓縮格式存盤，文件大小只有正常格式的1/20左右，能大大節省通過電子郵件傳送的時間。

    總部在第二天上班后，先通過郵件收集各分部傳送過來的數據。然后啟動易表，打開總部的銷售數據文件，執行菜單命令“表 → 合并表”，依次選擇各分部傳送來的數據文件，即可自動將最新的銷售數據復制到總表中。

數據統計

    商務統計沒有固定的形式，如果要一一列出，可能有不下百種的統計需求，所以普通的商務軟件難以滿足要求，而易表的統計功能非常靈活，而且使用簡單，大多數的統計只需單擊几次鼠標即可完成，下面是一些典型的統計實例，希望大家能夠舉一反三。

1、各產品的銷售總數及總金額

    執行菜單命令“模式 → 匯總模式 → 設置匯總模式”，啟動匯總模式設置窗口，根據產品進行分組，對數量和金額進行累計值統計。

2、不同客戶訂購不同產品的情況

    啟動匯總模式設置窗口，根據產品和客戶進行分組，對數量和金額進行累計值統計。

3、各月銷售情況變化趨勢

    同時按住Ctrl+Alt，用鼠標拖動日期列的列標題，使其處于第一列位置，然后啟動匯總模式，根據日期列進行分組，分組方式為按月，對數量和金額進行累計值統計，如圖二所示。

4、按月分析各產品的銷售變化趨勢。

    首先將日期列、產品列移到最前面，然后啟動匯總模式設置窗口，根據日期、產品進行分組，日期列的分組方式選擇按月，對數量進行累計值統計，即可得到圖三所示的統計結果。

5、比較某月各分部的銷售業績

    首先隨意選擇一行屬于該月的銷售數據，右擊日期列，從彈出的快捷菜單中執行命令“自動篩選 → 相同時段 → 同月”，得到該月的所有銷售數據。然后啟動匯總模式設置窗口，根據分部進行分組，對數量和金額進行累計值統計。

提取統計結果

    易表的分組統計功能雖然方便，但是統計結果和原始數據都處于同一個表中，不便于對統計結果進行進一步的分析處理，所以有時需要將統計結果提取出來，生成一個只包含統計結果的表。通常用以下兩種方法提取分組統計結果。

1、復制表

    得到分組統計結果后，執行菜單命令“表 → 復制表”，復制范圍選擇分組行，即可得到一個只包括分組統計結果的表。

2、生成交叉表

    要生成交叉表，首先必須根據兩列進行分組，并至少對一列進行了統計。例如得到各產品按月累計的銷售數量后（圖三），執行菜單命令“表 → 交叉表”，即可生成一個交叉表（圖四），顯然交叉表更便于比較分析。

    至此，不到10分鐘的時間，我們的遠程商務管理系統已經搭建完成，其功能并不亞于一些專業商務管理軟件，而擴充性和靈活性強很多，因為系統可以根據用戶需要隨意修改。需要注意的是要正確運行本文中的統計實例，需要易表XP的最新版本2002 g1，你可以去易表XP的主頁（www.egrid2000.com）下載。