用易表XP搭建遠程商務管理系統                    

    要在商戰中立于不敗，必須對千變萬化的市場作出快速反應，而快速反應的基礎是信息的及時收集和處理，所以一個好的商務管理系
統是必不可少的。市場上雖有各種各樣的商務管理軟件，但是價格不菲，且功能有限，擴充能力不強。最近筆者利用易表XP為所在的公
司搭建了一個遠程商務管理系統，合計購買了10套易表XP，花費不到1500元，可是系統功能卻絲毫不弱于專業的商務管理軟件。

1、系統分析

    筆者所在的公司合計有10個分公司之多，分布于全國各地。公司的產品種類繁多，品種超過一千種（當然這些產品分屬于7大類）。
面對對如此之多的產品，如何進行標准化的輸入，將是一個關鍵的問題。要知道，使用易表對銷售數據進行收集，目的是為了將這些分
散的信息集中在一起進行統計、分析。為了及時准確地得到統計結果，數據的准確輸入是關鍵，要知道計算機會將“white”和“WHITE”
看作是兩種不同的顏色，“佛山市公安局”和“佛山公安局”也會被認為是兩個不同的單位。但實際輸入“型號規格”、“客戶名稱”等銷售信
息的過程中，往往會出現五花八門的現象，這就需要找到一個比較規范的輸入辦法。有鑒于此，在我公司搭建的商務管理系統中，采用
易表特有的“代碼輸入”方式，大大提高了數據錄入的准確性，同時錄入速度也提高了不少。

    解決數據的錄入問題之后，另一個比較重要的問題是數據的收集。分公司分布于全國各地，全部采用電話撥號方式上網，速度有限。
易表提供了一個壓縮存盤格式，文件大小只有正常格式的1/20，非常適合于通過互聯網傳送，各分公司利用易表獨具特色的另存功能，
可將當天的數據單獨保存為一個文件，然后發回總公司。總公司收到各分公司傳回來的銷售數據之后，可以利用易表的合并表功能，
收集在一起進行統計分析，整個過程非常簡單，需要人工干預的地方很少。

2、建立系統

2.1 設計表

    本系統擬建立三個表格,分別為：銷售記錄(圖1)、產品信息（圖2）、客戶信息（圖3）。

表的具體設計方法本文就不再闡述，請參考易表XP自帶的用戶指南。

銷售記錄： 作收集日常銷售信息之用。本例中“銷售記錄”等列項目的設置僅供參考,可根據各公司的實際情況來確定，但建議盡可能細分，以方便日后的統計分析。

產品信息： 存放庫存產品的信息﹔包括產品的“型號規格”、代表該產品的“代碼”、各種類型的價格，產品“所屬類別”等等。這些設置對日后進行產品結構分析是非常重要的，用戶可以根據自己公司的產品結構來設計出最適合于自己的“產品信息”表。

客戶信息： 是一個客戶檔案資料，每個客戶以一代碼表示。本實例的客戶代碼制定原則是：取“客戶全稱”前六位文字的第一位拼音字母作位該客戶的代碼，如廣州南方大廈的代碼是“GZNFDX”。

2.2 代碼錄入的實現

    我們希望在“銷售記錄表”中，只要在“產品代碼”列輸入某一產品代碼，對應的“型號規格”、“產品類別”即可自動輸入﹔同樣“客戶代碼”處輸入某一客戶代碼,對應的“客戶名稱”也能實現自動輸入，這就是我前面所說的“代碼輸入”。要實現該功能，首先執行菜單命令“表 → 表間關聯”，按圖4所示在三個表之間的建立關聯：

   建立關聯后，還需要進行相應的設置，以“型號規格”為例：選中該列，執行菜單命令“列 → 刷新公式”，在隨之出現的“公式生產器”中輸入“[產品信息！型號規格]”，具體操作如圖5。

    以同樣的方式將“產品類別”的刷新公式設為“[產品信息!產品類別]”，“客戶名稱”的刷新公式設為“[客戶信息!客戶名稱]”。
至此，我們已經在銷售記錄表實現“產品名稱”、“型號規格”、“客戶名稱”等信息的代碼輸入。

自動計算金額和盈利

   選擇銷售記錄表中的“金額”列，執行菜單命令“列 → 刷新公式”，將其刷新公式設為“[數量] * [單價] * （1 - [折扣]）”，同樣將“盈
利”的刷新公式設為“[金額] - [產品信息表!成本價] * [數量] ”，如下圖所示，這樣一旦輸入數量、單價和折扣，金額和盈利即可自動算出。

    現在回過頭來看看，雖然“銷售記錄表”的欄目比較多，但實際上真正需要我們自己輸入的數據比較少，大部分數據通過設置刷新
公式，實現了自動輸入和計算。 如果再結合易表中的“視圖管理”、“定義記錄窗口”等功能即可得出一個界面美觀，輸入方便的操作界面。

規范“代碼”的輸入

    在輸入代碼時，由于字母是有大小寫之分，“a”與“A”所代表的意義是不一樣的，所以在代碼輸入時如果忽視大小寫的區分，往往
會使得系統功能不能正確實現。有鑒于此，可以通過函數upper()來解決字母大小寫的問題：

    例如在圖6中，我們將“產品代碼列”的刷新公式設為“Upper([產品代碼])”，以后不管輸入的字母是大寫還是小寫，都將被強制
轉化位大寫字母。

建立此“商務管理系統”的注意事項

1．如果此系統應用于銷售網點比較多的公司，其總表的建立（設置）必須由總公司來完成，分公司不能私自改動表體的任何結構。
因為當總部需要將各分公司回傳的數據合并時，如果表體結構不一致，將會導致數據合并的困難。（關于“合并表”的功能，
見菜單命令“表 → 合并表”）

2．產品代碼的設置必須由總公司來制定，總公司應該對本公司的產品代碼的建立制定出相應的原則，并裝訂成冊，分發給各分公司。
當有新產品出現時，應及時分發到每分公司，以便分公司升級其產品代碼庫。

收集分公司的數據

    分公司每天在下班前，選擇當天錄入的所有銷售數據，執行菜單命令“另存為 → 另存數據為”，保存范圍選擇“選定的行”，
即可得到一個只包括當天銷售數據的文件，如果數據量比較大，最好選擇以壓縮格式存盤，然后通過互聯網傳回總公司

    總公司在第二天收到各分公司回傳的銷售數據后，打開總表，執行菜單命令“表 → 合并表”，依次將各分公司傳回的銷售數據
合并到總表中，這樣總公司的營銷總監每天一上班都可以看到前一天的銷售情況了。月、季度、年度等方面的銷售分析報表也就可
以輕而易舉地完成了。運籌帷幄，盡在彈指之間！

3、數據的統計分析

    易表的統計功能非常靈活，而且使用簡單，利用易表的匯總模式和框架模式，大多數的統計只需單擊几次鼠標即可完成，下面提
供兩個統計實例，希望大家能夠舉一反三 。

范例1： 分地區比較不同產品的銷售情況

    執行菜單命令“模式 → 框架模式 → 設置框架模式”，根據所屬區域和產品進行分組，對數量、金額、盈利進行累計值統計，即可
得到圖7所示的統計結果。

范例2： 比較不同月份的銷售情況

    同時按住“Ctrl + Alt”鍵，用鼠標拖動日期列的列標題，將其移到第一列位置，執行菜單命令“模式 → 匯總模式 → 設置匯總
模式”，根據日期列進行分組，分組方式為按月，對數量、金額、盈利進行累計值統計。

    希望本文能給廣大易表用戶提供有益的參考﹔也希望本文能讓易表初級用戶從多方面了解易表的功能，易表目前最新的版本
為2002J，可以到www.egridsoft.com下載。